Rad od kuće je nešto novo za sve nas i pred nama su brojni izazovi. U želji da vam olakšamo poslovnu svakodnevnicu izazvanu pandemijom virusa Covid 19, donosimo vam kratke savjete koji mogu biti od koristi da se što bolje organizujete, olakšate sebi rad od kuće i napravite balans između privatnog i poslovnog života.
Kreirajte sebi „kancelariju“
Odvojite svoj prostor za rad na posebno mjesto u kući gdje nećete često biti ometani i gdje ćete se moći fokusirati na zadatke. Uredite ovaj prostor u skladu sa ličnim preferencijama. Pripremite sve što vam je potrebno da se radni dan odvija kao i u kancelariji-kompjuter, telefon, rokovnik… Ovakva organizacija može biti korisna kako biste imali jasnu granicu između poslovnog i ličnog prostora, te kako biste lakše i efikasnije obavljali radne zadatke bez previše distraktora.
Pišite dnevnu to-do listu
Sastavite listu realnih, ostvarivih ciljeva za svaki dan, posložite prioritete i pratite ostvarivnje tih ciljeva, kako biste zadržali fokus na onome što je važno i želite završiti u toku tog radnog dana. U kreiranju To do liste mogu vam pomoći aplikacije kao što su: Microsoft ToDo, AnyDo, Trello…
Pravite pauzu
Napravite sebi raspored, tačno vrijeme kada počinjete, kada završavate s poslom, a kada ćete koristiti vrijeme za pauzu. U situacijama kada su kuća i kancelarija isto mjesto, lako postajate „uvijek dostupni“, lako se izgubi granica između radnog i slobodnog vremena, zato bi bilo korisnije za vas da isključite računar i pospremite svoj prostor kad je radno vrijeme gotovo i kad ste uradili sve predviđene zadatke za taj radni dan.
Ostanite u kontaktu
Ako ste fizički udaljeni, to ne znači da trebate biti udaljeni od svih važnih informacija koje se razmjenjuju u timu. Iz tog razloga je važno da svakodnevno učestvujete u timskim četovima/milovima/video pozivima i razmjenjujete informacije o poslu sa kolegama, podijelite s njima na čemu radite, kako se osjećate, šta god smatrate važnim. Budite slobodni da vodite i razgovore koji nisu vezani za posao, neformalnu komunikaciju koje će održavati atmosferu u timu na koju ste navikli.
Jasna i konkretna komunikacija
S obzirom na to da smo sada prinuđeni da više komuniciramo sa kolegama pisanom formom, lako može doći do toga da poruka bude loše protumačena, nejasna ili nedovoljno detaljna, tako da je preporučljivo da vodite računa da poruke budu jasne, konkretne i precizno definisane.
Tražite podršku kad god vam treba
Tražite pomoć, podršku ili dodatnu obuku, kad god smatrate da vam je potrebno. Naša kompanija, menadžer, tim lider, kolege i vi, svi mi činimo jedan tim koji sarađuje, naročito u ovakvim situacijama.
Ugodite sebi
Na kraju, ne zaboravite da rad od kuće može biti i prilika da uživate dok radite. Možete da sjedite kako i gdje vama odgovara, slušate muziku koja vama odgovara, organizujete svoje vrijeme onako kako vama to odgovara.
Vođenje i podrška timu
Precizan dogovor
Kako biste izbjegli potencijalne konflikte, preveliki stres, nagomilane zadatke ili smanjenje produktivnosti, bilo bi dobro da sa svojim timom dogovorite kako ćete raditi, podijelite individualne zadatke, definišete kako i koliko često ćete jedni druge obavještavati, te na koji način ćete pratiti i evaluirati proces rada. Bilo bi poželjno da svaki član tima ima u pisanoj formi svoja sedmična zaduženja kako bi se mogli podsjetiti, a vi da biste mogli pratiti ishode i pomagati jedni drugima kad se javi potreba. Kao i obično, važno je pristupate svakom članu individualno, u skladu sa njegovim kompetencijama i motivacijom. Bez obzira na tip projekat koji vodite, bilo bi korisno da obratite pažnju da vizualizujete sve što možete, jer time činite projektne zadatke vidljivijim i razumljivijim za sve učesnike. U procesu vizualizacije veoma su efikasne kanban table, a alati koji vam mogu biti od koristi su Asana, Basecamp, Trello, Freedcamp …
Fleksibilnost
Svi ljudi su različiti, na različite načine podnose stresne situacije i drugačije se ponašaju kada su prinuđeni promjeniti svoje rutine. Kada postavite sve ciljeve i odredite zadatka za svakog člana u timu, budite spremni da je to podložno promjenama jer je situacija neizvjesna i mijenja se iz dana u dan. Pružite mogućnosti, ohrabrite tim da postavlja pitanja, traži pomoć, zajedno riješavajte dileme, ali budite spremini i na to da im promjenite zadatke, vodeći računa da ne škodite obavljanju posla i drugim kolegama.
Postavite očekivanja i vjerujte svom timu
Vjerujte u svoj tim da će izvršiti očekivane i planirane zadatke bez stalnog nadzora i provjeravanja. Fokusirajte se na rezultat, umjesto na vrijeme ili način provođenja aktivnosti.
Održavajte „jedan na jedan“ komunikaciju i timske sastanke
Kada tim radi od kuće, važno je da se timski sastanci održavaju redovno, kako se ni jedan član tima ne bi osjećao izolovano ili isključeno iz tima i timskih aktivnosti. Pored toga, dijelite relevantne informacije o promjenama, dešavanjima u kompaniji i ohrabrite sve u timu da i oni postupaju isto. Ovakav pristup radu od kuće pružiće članovima vaših timova osjećaj strukture i kontinuiteta.
Povratna informacija
Važno je da članovi vašeg tima dobijaju redovnu povratnu informaciju kako bi bili više motivisani i poboljšavali svoj radni učinak. Pri davanju povratnih informacija, i uopšteno komunikaciji, imajte na umu da su ljudi u situacijama krize kao što je ova više osjetljivi nego obično, naročito ako se osjećaju izolovano i/ili anksiozno. Asertivno, direktno izražavanje povratne informacije mogu značajno doprinijeti smanjenju konflikata i stresa u timu.
Kada pišete mailove ili poruke kolegama u timu, dajete im instrukciju ili se konsultujete, imate na umu da poruka koju želite poslati treba da bude jasna, sažeta, konkretna, tačna, koherentna, kompletna i uljudna (7 Cs of Communication).
Slušajte pažljivo
U pisanoj komunikaciji dolazi do gubljenje velikog broja informacija, ne vidimo govor tijela, ne čujemo glas, pa se često može desiti da se poruka pogrešno protumači, da ne steknemo dobar utisak onoga što sagovornik misli ili sjeća. Kako ne bi dolazilo do situacija konflikta ili neosnovane ljutnje, važno je da pažljivo slušate svoje kolege i, ako vam nešto nije jasno, da postavljate pitanja kako biste razriješili situaciju.
LANACO HR Tim
Ostavite komentar